En el sector financiero la gestión legal es un proceso crítico que requiere precisión y agilidad. El banco más importante de Colombia enfrentaba un desafío considerable: procesar más de 105.000 solicitudes mensuales relacionadas con requerimientos jurídicos y embargos. Este flujo masivo, basado en el análisis manual de documentos en múltiples formatos (PDF, JPG, PNG), generaba tiempos de respuesta elevados, errores en clasificación y un riesgo constante de incumplimiento de los SLA, que podían extenderse hasta cinco días.
Ante esta situación, la organización identificó la necesidad de optimizar el flujo de trabajo, estandarizar la gestión documental y garantizar precisión en el procesamiento de información sensible. El objetivo era claro: automatizar la extracción y clasificación de documentos legales, reducir los tiempos operativos y minimizar el riesgo asociado a errores manuales y sanciones regulatorias.
Para lograrlo, el banco, junto con PersonalSoft, implementó una solución basada en tecnologías de Power Automate, AI Builder (OCR), modelos GPT Prompt y aplicaciones en Power Apps. Esta transformación digital permitió:
- Automatizar la extracción y clasificación de documentos en múltiples formatos.
- Integrar modelos OCR y GPT para mejorar la precisión en la interpretación de datos.
- Orquestar la automatización para reducir la carga operativa manual y garantizar seguridad en el procesamiento.
Los resultados fueron contundentes:
- Reducción del tiempo de procesamiento por documento: de más de 7 minutos manuales a segundos gracias a la IA y la automatización.
- Incremento de precisión al 90%, disminuyendo errores asociados a digitación y clasificación.
- Optimización de recursos: liberación equivalente a 6 FTEs dedicados al procesamiento masivo de documentos.
- Mejora del SLA, reduciendo tiempos de respuesta y minimizando riesgos de sanciones.
- Retorno de inversión del 87%, con un ahorro estimado de 32.000 USD en el primer año.
- Aceleración del proceso 14x, gracias a la orquestación automatizada y la reducción de carga operativa manual.
Este caso demuestra cómo la automatización inteligente y la IA pueden transformar procesos críticos en el sector financiero, generando eficiencia, precisión y ahorro significativo. Nuestro cliente no solo optimizó su operación legal, sino que también sentó las bases para una gestión más ágil y segura.
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